感染症拡大のリスクを抑え、学術集会を開催するためのガイドライン

感染拡大防止策の徹底のため、以下の「新北海道スタイル」の取組を実践します。

学術集会開催前の準備

厚生労働省、北海道、札幌市から、感染状況に関する正確な情報を確保します。
感染拡大のため開催の自粛を求められた場合は、実施に関する判断を行い会員へのメール発信、学術集会のHPでの告知、さらに直近の場合は会場での広報を行います。
感染症対策の責任者及び役割分担を明確に決めます。

会場側へのお願い

A) 会場内の換気（場所、方法ならびに頻度）
　・会議・セミナーの場合は２カ所以上のドアを常時開放し、空気の流れを作る。
　・展示会の場合は開放空間で、空気の流れを作る。
B) トイレなど共用部の清掃・消毒、ゴミの廃棄（場所、方法ならびに頻度を確認する）
C) 会場スタッフ（協力会社を含む）への感染防止策の指導をする。
D) 会場側と協力し、感染の疑いのある参加者を発見した際の対応について打ち合わせをする。緊急連絡先（会場付近の病院・保健所等）リストを作成する。

参加者へのお願い

来場時にマスク着用をお願いします。
予備のマスクは運営事務局で準備していますので必要に応じてお使いください。
以下の場合は参加を控えていただきますようご協力をお願いします。
A) 発熱がある時
B) 咳・咽頭痛・息苦しさ等の症状が認められる時
C) 保健所等の健康観察下にある時
D) 政府が指定する期間に海外渡航歴がある時（当該期間に帰国した方と接触した場合も含む）
E) その他、体調が優れない時（味覚・嗅覚異常を感じる時や疲労倦怠感を強く感じる時などを含む）

運営スタッフの発熱者・体調不良者の管理

主催者スタッフの体温測定と記録、健康チェックを徹底し、発熱など体調がすぐれないスタッフの勤務は停止します。同様の対策を会場、協力会社、協賛企業、出展社等に要請します。

当日の感染症対策

発熱者・体調不良者の入場を防ぐ

全参加者のリストを作成し把握します。そのためあらかじめ事前参加登録者された来場者及び主催者、出展社、協力会社等に同封された連絡先用紙を記載していただき、会場入場時にスタッフにお渡しください。
学術集会終了後、参加者に感染者がいたことが発覚した場合、医療専門家の指示を受け、参加者に連絡します。
これを補強するために、北海道の「北海道コロナ通知システム」のQRコードを会場に掲示し、参加者に対し、システム登録の要請を行います。

検温

会場入口には非接触型体温計やサーモグラフィー等を使用し体温計測を行います。

運営スタッフ

運営スタッフは常時マスク、フェイスシールドを着け、常時手袋を着用し対応させていただきます。

会場入口

会場入口でサーモグラフィーカメラによる体温測定を行います。
また、非接触型検知器を設置しています。
運営事務局では会場内に衛生用品を用意しています（マスク、手袋、エタノール消毒液、非接触型体温計等）。

入場制限

発熱者（37.5度以上目安）や体調が優れない人は再度非接触型体温計で体温を測り、発熱が確認された場合、会場への入場をお断りします。

参加受付

受付スタッフは常時マスクを着用し対応させていただきます。

事前参加登録済みで「参加証（領収書、ケース付）、プログラム・抄録集、ネームホルダー」が郵送で届いた方は、直接、会場にお進みください。参加証には所属・氏名をご記入の上、会場内では必ずご着用ください。

PC受付

当日会場でのPC受付は用意しておりません。発表データはすべて事前に運営事務局へデータ送信願います。

感染症対策として、PC本体のお持込みはご遠慮ください。発表者のPCへの無用な接触を避けるため、何卒ご了承ください。 やむを得ず、お持込みが必要な場合は、事前に運営事務局へご連絡ください。

発表会場

発表会場は会場ごとに入口、出口を分け、一方通行とします。誘導看板に従って場内係員の案内で移動していただきます。会場の出入口に消毒液を設置しています。
全参加者に対し、マスク着用をお願いします。マスクをお持ちでない参加者のために、使い捨てマスクを用意しています。
ドアノブ等に接触しないよう、会場の出入口は常時開放します。
参加者同士がソーシャルディスタンスを十分に取れないと思われる場合、場内スタッフが入場制限を行うことがあります。

座長席

座長席にはビニールカーテンが設置されています。消毒液も設置しています。
またマウス操作に使う極薄のゴム手袋を用意いたします。 使用後はゴミ箱に捨てていただいて構いません。
マイクはスタッフが頻繁に消毒します。

演者席

演者席にはアクリル板またはビニールカーテンが設置されています。消毒液も設置しています。
操作用のマウス及びマイクはスタッフが頻繁に消毒します。
また、マウス操作に使う極薄のゴム手袋を用意いたします。

質問者

マイクは会場内のスタンド付きマイクをご利用ください。　
マイクはスタッフが頻繁に消毒します。

共催セミナー（ランチョンセミナー）

受付スタッフは常時マスクを着用し対応させていただきます。
会場内の定員数が決まっておりますので係員の誘導でご入場願います。定員を超えた場合のご入場はお断りさせていただくことがございます。
ランチョンセミナーの資料、お弁当は手渡しを行いません。参加者が机から順にお持ちください。お弁当のお持ち帰りは禁止とさせていただきます。空き容器は出口付近に設置した所定のゴミ箱に各自捨ててください。

展示会

展示会場は2階です。
展示スタッフは常時マスクを着用し対応させていただきます。
混雑状況に応じ、運営スタッフが場内整理を行う場合がございます。

トイレ

会場管理者はドアノブ、水道の蛇口、照明等のスイッチ、洗面台、トイレレバーなどを、消毒液または消毒用アルコールで清掃します。ゴミの取り扱いも慎重に行います。
備え付けの石鹸、消毒液をご利用ください。なお、飛散防止のため、トイレ内のハンドドライヤーは運転を停止しています。
トイレのご使用後は便座の蓋を閉めてからお流しください。

その他

クロークは用意しておりませんので、大きな荷物の持ち込みはできるだけご遠慮ください。
休憩スペースはございません。
ドリンクコーナーはございません。水分補給のために必要な飲料水などはご自身でご持参ください。

COVID-19対応 連絡先登録フォーム

参加費をお支払い（銀行振込の方は入金確認済み）の座長、演題発表者、参加者の皆様にはプログラム・抄録集等と共に「COVID-19対応 連絡先登録フォーム」を事前送付いたします。
当例会にて万が一新型コロナウィルスの感染者が確認された場合、参加者の皆様への周知や、公的機関への速やかな連絡のため、会場参加の皆様はあらかじめ氏名、電話番号、メールアドレス等をご記入の上、当日会場にてご提出ください。
個人情報保護法に基づき、お預かりした個人情報は運営事務局で厳重に管理し、上記目的以外には使用いたしません。本目的が終了後、収集した個人情報は速やかに破棄します。